Laura, para empezar, ¿nos puedes contar un poco sobre tu experiencia en el mundo de los eventos y cómo llegas a liderar la operación de proyectos como Sónar y Off Sónar?
Llegué al mundo de los eventos casi por casualidad. Empecé trabajando en accesos, validando y vendiendo tickets en Piknic Électronik. Poco a poco fui entrando en la parte operativa hasta llegar al departamento de operaciones. Actualmente estoy muy vinculada a la gestión del sistema de pagos, el personal y la operativa de barras. Llevo alrededor de cuatro años como Head of Operations en Centris.
Desde tu experiencia en operaciones,¿cómo describirías el reto de coordinar Sónar Week, con varios eventos funcionando en paralelo en distintos puntos de Barcelona?
Es un reto mayúsculo. La simultaneidad de eventos hace que la operación sea muy compleja: hay que coordinar equipos, sistemas de pago, barras y necesidades distintas al mismo tiempo. No puedes estar en todos los eventos a la vez, así que la clave es tener equipos muy formados, capaces de hacer que cada evento funcione sin depender de que una sola persona esté presente en todo momento.
¿Cuáles son los mayores retos logísticos cuando tienes eventos simultáneo, con públicos, horarios y necesidades operativas diferentes?
El mayor reto es mantener la visibilidad y el control operativo cuando todo ocurre a la vez. Cada evento puede tener públicos y hábitos de consumo distintos, pero al final el público sigue siendo público y hay que atenderlo igual. Lo importante es que los equipos estén preparados para resolver y que la operativa esté suficientemente clara para adaptarse a cada contexto.
Para entender la dimensión de Sónar, ¿de qué escala estamos hablando en términos de barras, equipo humano, puntos de devolución y flujos de público?
Sónar se dimensionó esperando un volumen alto de público. A nivel de barras, se llegó aproximadamente a 30 puntos de venta, incluyendo zonas VIP. En la devolución de vasos se habilitaron 16 personas operativas recogiendo vasos. Además, al ser un público mayoritariamente local y con una fianza de 2 euros, se preveía una devolución mayor de la habitual, por lo que el dimensionamiento de la parte final de devolución fue más grande que en otros eventos.
¿Cómo se decide cuántos puntos de devolución hacen falta y dónde deben ubicarse dentro del recinto?
Normalmente se decide a partir de históricos, flujos de público y puntos críticos del recinto. En Sónar había dos zonas principales, así que se dimensionaron al máximo. Uno de los puntos estaba junto a la salida del escenario Village y se convirtió en un punto caliente. El otro estaba cerca del camino de salida, pero por su orientación no se veía tan bien y no fue hasta el último día cuando el público lo identificó con más claridad.
En una operación de esta escala, ¿en qué momento el vaso reutilizable deja de ser solo un vaso y pasa a ser una parte más de la producción del evento?
En nuestro sistema lo es siempre. El vaso reutilizable es imprescindible porque no servimos bebidas fuera de un vaso y, además, no rellenamos el mismo vaso: cada vez que el cliente vuelve a la barra, se le cambia por un vaso limpio. Por eso el vaso tiene que funcionar bien dentro de toda la cadena: barra, contrabarra, devolución, recuperación y lavado.
En vuestros eventos trabajáis con un sistema de “barra contra barra”.¿Nos puedes explicar cómo funciona y qué papel tiene dentro de la operativa de vasos reutilizables?
La barra cobra y sirve, mientras que la contra barra prepara todo lo que se puede pre-servir. Ahí está gran parte de la rapidez del sistema. El cliente paga un vaso al inicio y, si lo devuelve en la siguiente consumición, no lo vuelve a pagar: se le cambia por un vaso limpio ya preparado con lo que ha pedido. El vaso usado se coloca en cajas contadoras para enviarlo posteriormente a lavar.
¿Qué necesita una barra para que el sistema de reutilización no genere fricción durante los picos de consumo?
Necesita dos cosas básicas: suficientes vasos y suficiente personal. Si hay stock disponible y el equipo está bien dimensionado, el sistema puede funcionar sin fricción incluso en momentos de alta demanda.
¿Qué tan fácil o complejo es integrar el vaso reutilizable en los POS/TPV de las barras? ¿Qué debe estar bien configurado para que funcione sin fricción?
Para nosotros es una forma de trabajar habitual, pero cuando el equipo no está acostumbrado puede generar confusión al principio. La clave está en la formación: cada vez que un cliente trae un vaso, ese vaso no se debe volver a cobrar. En nuestro caso, el vaso está incluido dentro del artículo y se debe descontar cuando el cliente lo devuelve. Es importante que el equipo entienda que el vaso no es un método de pago, sino parte del sistema que permite recuperarlo, lavarlo y reutilizarlo.
Para una operación como Sónar, ¿qué necesidades de almacenamiento se deben prever dentro del recinto para gestionar palets de vasos antes, durante y después del evento?
Aunque no es mi área directa, sí hay una parte de almacenamiento general y espacios de stock dentro de las barras. Los vasos se distribuyen antes del servicio y, a medida que el stock disminuye, se avisa para reponer. Es importante prever espacio para almacén, distribución previa y pequeñas zonas de apoyo dentro de las barras.
En Sónar se trabajó con vasos de Estrella Damm. Cuando un patrocinador aporta o activa los vasos reutilizables dentro del evento, ¿qué beneficios puede traer para la producción, la experiencia del público y la marca?
Para la marca, el beneficio es claro: tiene una presencia constante durante todo el evento porque está en manos del público. Además, cuando el vaso tiene una marca más genérica y no está asociado a un artista o fecha concreta, puede ayudar a que se recupere más y tenga una vida útil más larga. Si el vaso es muy coleccionable, es más probable que parte del público se lo lleve a casa.
13. En Off Sónar se trabajó con un vaso personalizado del propio evento. ¿Qué implica para la operativa tener un vaso propio, desde la planificación y producción hasta su gestión en barras y recuperación?
En Off Sónar, al no haber devolución de fianza, el vaso personalizado también funciona como una forma de darle otra vida al vaso fuera del evento. Si el vaso tiene el nombre del evento, una fecha o un diseño especial, es más probable que el asistente quiera conservarlo y reutilizarlo en casa, en lugar de tratarlo como un residuo.
¿Qué condiciones supone para el evento trabajar con vasos patrocinados en términos de diseño, cantidades, tiempos de entrega, control de stock y coordinación operativa?
Supone coordinar muy bien diseño, cantidades y tiempos, porque el vaso deja de ser solo un soporte de bebida y pasa a formar parte de la experiencia de marca y de la operación. Además, hay que equilibrar la visibilidad del patrocinador con la funcionalidad del sistema: que el vaso funcione en barra, en devolución, en lavado y en futuras reutilizaciones.
En los sistemas con fianza, hay una parte muy operativa que no siempre se ve: gestionar miles de euros en monedas de 1 euro. ¿Cómo se organiza eso desde producción?
Una de las claves es el sistema de ficha o token. Cuando el cliente paga la fianza del vaso, recibe una ficha; para recuperar la fianza debe devolver el vaso y la ficha. Esto ayuda a limitar usos incorrectos del sistema y refuerza la idea de que el vaso no es un negocio, sino un recipiente que se presta para poder servir la bebida y recuperar el material. Operativamente, exige que en las barras se entregue siempre la ficha y que el punto de devolución esté preparado para resolver incidencias, como clientes que llegan sin token.
Desde tu experiencia, ¿los sistemas de reutilización funcionan mejor en eventos cashless o en eventos que también gestionan efectivo? ¿Qué diferencias operativas hay entre ambos modelos?
Hay que diferenciar entre un evento cashless cerrado y un modelo sin efectivo en barras. Nosotros trabajamos más bien con un sistema open loop: el cliente puede pagar directamente con tarjeta en la barra y, si trae efectivo, lo carga en un código en un cash point para consumir. La devolución del vaso, en cambio, se hace siempre en efectivo. Gestionar efectivo no ha sido un problema para nosotros, aunque sí ralentiza cierres y recuentos porque hay que contar dinero. Reducir el efectivo en barras ayuda a optimizar tiempos.
¿Qué tipo de señalética utilizáis para guiar al público dentro del sistema de reutilización y qué mensajes funcionan mejor para que el asistente entienda qué debe hacer con el vaso?
Utilizamos señalética tanto en barras como en puntos de devolución. Un mensaje clave es “vaso retornado, vaso reutilizado”, porque ayuda a explicar que los vasos realmente se recuperan, se lavan y se reutilizan de evento a evento. La señalética debe ser clara, visible y reforzar la confianza del público en el sistema.
¿Qué diferencia hay entre recuperar vasos reutilizables y simplemente recoger residuos al final del evento?
La diferencia es que el vaso reutilizable no se trata como basura, sino como un activo que puede volver a circular. Cuando el vaso se recupera correctamente, se envía a lavar y vuelve limpio para poder usarse en otro evento. Esa es la cadena completa de la reutilización.
Cada vez se habla más de RFID, trazabilidad y datos dentro de los sistemas de reutilización. ¿Qué valor puede aportar a operaciones saber cómo circulan los vasos dentro de un evento?
La trazabilidad puede aportar información sobre cuántas veces se ha usado un vaso y ayudar a determinar su vida útil. Más que localizar cada vaso individualmente, el valor está en entender el ciclo de uso y encontrar sistemas que hagan más ágil la devolución y el retorno de fianzas. Si esa tecnología ayuda a simplificar la operación, puede ser un game changer.
Cuando un evento no cuenta con un sistema de reutilización integrado, ¿qué costes operativos pueden aumentar y en qué áreas se nota más: limpieza, gestión de residuos, reposición de material, logística interna o experiencia del público?
El impacto más claro es ambiental: la reutilización es hacia donde deberían tender los eventos para reducir productos de un solo uso. También puede afectar a limpieza, gestión de residuos y experiencia del público, porque un evento con menos vasos desechados en el suelo es un evento más limpio y más ordenado. A nivel económico, habría que analizar caso por caso la comparación entre lavar y reutilizar frente a comprar material nuevo, pero el beneficio ambiental es evidente.
¿Cómo influye la normativa actual sobre envases, residuos y plásticos de un solo uso en la forma en que se planifica la reutilización dentro de eventos como Sónar u Off Sónar?
La normativa empuja a dejar atrás los plásticos de un solo uso y a trabajar con envases reutilizables. En nuestro caso, operativamente no supone un cambio radical porque ya trabajamos con sistemas de fianza y recuperación de vasos. Es algo que ya forma parte de nuestra manera habitual de operar.
Desde la visión de operaciones, ¿cómo se identifica un buen partner de reutilización para eventos de esta escala?
Para mí hay dos puntos básicos: que los vasos que se entregan estén en buenas condiciones y que los vasos que se envían a lavar vuelvan en condiciones óptimas para poder utilizarse. En un evento de esta escala, la calidad del material y la fiabilidad del lavado son fundamentales.
¿En qué momento recomendarías a un evento trabajar con un operador especializado en reutilización en vez de intentar gestionarlo todo internamente?
Lo recomendaría especialmente cuando un evento no tiene esta operativa internalizada o realiza pocos eventos al año. Si haces muchos eventos, puedes acabar creando tu propio equipo de vasos; pero si no tienes esa estructura, un operador especializado aporta experiencia, equipo y método.
¿Qué aporta un operador especializado cuando hablamos de planificación, stock, logística, recuperación, lavado, almacenamiento y trazabilidad?
Aporta flujo. Es decir: reposición constante de vasos, retirada de cajas llenas, organización de vasos recuperados y apoyo para que no se acumulen pilas de cajas en las barras. Esto evita que el camarero tenga que dejar de atender al público para mover cajas o gestionar vasos. Cuando cada pieza de la operación hace bien su trabajo, la operativa completa funciona mucho mejor.
¿Hacia dónde crees que va el futuro de la reutilización en grandes eventos y qué le dirías a otros promotores que todavía la ven como una complicación añadida?
Es una complicación añadida y seguramente también un coste añadido, pero ya no es algo que se pueda obviar. En el contexto actual, la reutilización forma parte de una cadena mucho más grande de responsabilidades ambientales y climáticas. Tenemos que empezar por estas pequeñas cosas, porque son parte del cambio que los eventos tienen que asumir.
