Producción, logística, más de 50 barras, recuperación y lavado profesional: así construimos la operativa de reutilización para la primera edición del Gran Premio de España en Madrid.
Cerca de 800.000 vasos reutilizables. Más de 25.000 copas. Más de 50 barras y alrededor de 350.000 asistentes durante los días de evento.
Las cifras ayudan a entender la dimensión del proyecto. Pero el verdadero reto del Gran Premio de España en Madrid no estaba únicamente en fabricar todo ese material.
Estaba en conseguir que funcionara como un sistema.
Que los vasos llegaran donde tenían que llegar. Que las barras pudieran mantener el servicio. Que el material utilizado se recuperara. Que cada noche pudiera salir del recinto. Y que, una vez terminado el evento, esos vasos siguieran teniendo una vida por delante.
Porque cuando hablamos de reutilización a esta escala, el producto es solo una parte de la operación.
Una primera edición que empezaba mucho antes de abrir puertas
El Gran Premio llegaba por primera vez a Madrid con una ambición importante en materia de sostenibilidad. Y construir un sistema de reutilización para un evento de estas características requería empezar a trabajar mucho antes de que llegara el primer asistente.
Durante semanas, equipos de producción, operaciones, finanzas, marketing y Food & Beverage trabajaron conjuntamente para definir las necesidades del proyecto: qué producto utilizar, cuánto material sería necesario, cómo distribuirlo dentro del recinto, cómo gestionar las devoluciones y qué ocurriría con los vasos una vez utilizados.
Todo tenía que encajar dentro de una producción que ya era compleja por sí misma.
Casi 800.000 vasos fabricados en tiempo récord
Para el Gran Premio se produjeron cerca de 800.000 vasos CUP40, en color blanco y translúcido, personalizados mediante IML ONE, además de más de 25.000 copas Cava/Vino.
La variedad no era casual.
Dentro de un Gran Premio conviven diferentes formas de consumo: Fan Zones, restauración general, espacios premium, Hospitality y barras con necesidades distintas. El sistema tenía que adaptarse a esas experiencias y no al revés.
La producción se realizó además en un plazo especialmente exigente, coordinando fabricación, personalización, preparación y logística para conseguir que todo el material estuviera disponible antes del comienzo del evento.
Pero fabricar cientos de miles de unidades era solo el primer paso.
Más de 50 barras. Dos zonas. Un sistema en movimiento.
Una vez dentro del recinto comenzaba la parte más visible —y también una de las más complejas— de la operación.
Durante los tres días del evento, ENCORE! cubrió más de 50 barras con un equipo operativo, dividido entre la Zona Norte y la Zona Sur.
El objetivo era sencillo de explicar, aunque mucho más complejo de ejecutar: mantener en funcionamiento dos flujos simultáneos.
Por un lado, los vasos limpios tenían que seguir llegando a las barras y entrando en circulación.
Por otro, los vasos utilizados tenían que regresar al sistema y ser retirados de manera continua.
Porque en un evento así, el reto no es solo tener vasos. Es conseguir que circulen, se recuperen y que la operativa no se detenga.
El equipo realizó seguimiento de las barras, coordinó la gestión de las devoluciones y del material recuperado y dio respuesta a las necesidades que fueron apareciendo durante las jornadas.
La prioridad era que la reutilización estuviera integrada en la operación del evento sin convertirse en una fricción para quienes estaban sirviendo ni para quienes estaban disfrutando del Gran Premio.
Cuando termina el evento, el vaso sigue su camino
Cuando el público abandona el recinto, una parte fundamental de la operación todavía continúa.
Cada noche, los vasos recuperados fueron recogidos, organizados y retirados del circuito para iniciar la siguiente fase del proceso.
El material se traslada a los centros de lavado profesional de ENCORE!, donde los vasos pasan por su proceso de higienización y control antes de quedar correctamente almacenados.
El objetivo es que ese mismo stock pueda volver a ponerse en circulación en la próxima edición del Gran Premio.
Ahí está una de las diferencias fundamentales entre utilizar un producto reutilizable y operar realmente un sistema de reutilización.
Un vaso no completa su ciclo cuando se devuelve.
Lo completa cuando puede volver a utilizarse.
De la operativa a los datos
El proyecto tampoco termina con el lavado.
Toda la información generada durante la operación se recoge para construir un informe de sostenibilidad con indicadores como volumen utilizado, recuperación, lavado, reutilización, material disponible para la siguiente edición e impacto del sistema.
Y en una primera edición, disponer de esos datos es especialmente relevante.
Permite establecer una línea base, entender cómo ha funcionado el sistema en condiciones reales, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones para las próximas ediciones a partir de datos y experiencia operativa.
Es también la forma de convertir una ambición de sostenibilidad en algo que pueda medirse y evolucionar año tras año.
Reutilización a escala de Gran Premio
La Fórmula 1 en Madrid nos deja una conclusión clara.
A medida que los eventos crecen, también lo hace la complejidad de sus sistemas de reutilización.
Ya no se trata únicamente de sustituir un producto desechable por uno reutilizable. Hay que pensar en producción, distribución, barras, equipos, retornos, recogidas, transporte, lavado, almacenamiento y datos.
Todo tiene que formar parte de una misma operación.
En ENCORE! lo entendemos como un ciclo completo: planificar, producir, operar, recuperar, lavar, almacenar y medir.
Porque cuando hablamos de cientos de miles de consumos y decenas de barras funcionando al mismo tiempo, la reutilización no se improvisa. Se opera.
